Formal vs Informal Email যেভাবে লিখবেন।

আজকের আধুনিক অফিস ও শিক্ষা ব্যবস্থায় ইমেইল হলো সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ও প্রচলিত যোগাযোগ মাধ্যম। কিন্তু অনেকেই জানেন না, কখন Formal Email লিখবেন আর কখন Informal Email, এবং সবচেয়ে বড় কথা, কিভাবে লিখবেন সেগুলো?

এই লেখায় আমি বিস্তারিত আলোচনা করবো—

  • Formal ও Informal Email কী

  • কোন পরিস্থিতিতে কোনটি লিখবেন

  • কীভাবে লিখবেন (গঠন, ভাষা ও টোন)

  • Real-life Examples

  • এবং কিছু গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ

📧 Formal Email কী?

Formal Email হলো একটি প্রফেশনাল বা অফিসিয়াল ইমেইল, যা আপনি শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান, কর্পোরেট অফিস, বা সরকারি সংস্থার সাথে যোগাযোগ করতে লিখেন।
এই ধরণের ইমেইলে ভদ্রতা, স্পষ্টতা ও প্রফেশনালিজম বজায় রাখা হয়।

✅ ব্যবহার ক্ষেত্র:

  • চাকরির আবেদন

  • ক্লায়েন্টের সাথে কমিউনিকেশন

  • সরকারি সংস্থায় অভিযোগ বা অনুরোধ

  • শিক্ষকের সাথে একাডেমিক যোগাযোগ

📨 Informal Email কী?

Informal Email হলো একান্ত ব্যক্তিগত বা অ-অফিসিয়াল ইমেইল, যা আপনি বন্ধু, সহপাঠী, আত্মীয় বা পরিচিতদের উদ্দেশ্যে লিখেন।

✅ ব্যবহার ক্ষেত্র:

  • বন্ধুকে ভ্রমণের পরিকল্পনা জানানো

  • পরিবারের সদস্যদের ইমেইল

  • ক্লাসমেটকে নোট পাঠানো বা গল্প করা

🎯 Formal vs Informal Email – পার্থক্য

বিষয় Formal Email Informal Email
ভাষার ধরন প্রফেশনাল, বিনয়ী নরমাল, কথ্যভাষার কাছাকাছি
শুরু Dear Sir/Madam, Dear Mr. Karim Hi! Hey! Hello!
শেষ Sincerely, Best regards Cheers! Take care!
উদ্দেশ্য অফিসিয়াল ও একাডেমিক ব্যক্তিগত
গঠন নির্দিষ্ট কাঠামো নমনীয় ও হালকা গঠন

✍️ কিভাবে Formal Email লিখবেন?

✅ Step 1: Clear & Concise Subject Line

Subject: Request for Certificate Issuance

✅ Step 2: Appropriate Greeting

Dear Dr. Ahmed,

✅ Step 3: Introduce Yourself & Purpose

I hope this message finds you well. I am writing to request a copy of my course completion certificate from the TESOL training held in June 2024.

✅ Step 4: Detail the Request Clearly

Kindly let me know the process and whether it is possible to collect the certificate physically or by email.

✅ Step 5: Polite Closing

Best regards,
Md Shakhawat Hossain
Founder & CEO, TalentHut

✍️ কিভাবে Informal Email লিখবেন?

✅ Step 1: Friendly Subject Line

Subject: Let’s Plan a Weekend Trip!

✅ Step 2: Warm Greeting

Hey Rafi,

✅ Step 3: Start with a Friendly Tone

Hope you’re doing great! I was thinking, why not plan a quick trip this weekend?

✅ Step 4: Keep It Conversational

Sylhet or Sajek—what do you say? We could use a short break!

✅ Step 5: Friendly Closing

Cheers!
Shakhawat

📘 Real-Life Template: Formal Email

Subject: Application for Internship Opportunity

Dear Mr. Kabir,

I hope you are doing well. I am writing to express my interest in the internship opportunity posted on your company’s LinkedIn page.

I am currently pursuing my TESOL Certification from TalentHut and am passionate about language training and curriculum design. I have attached my CV for your kind consideration.

Looking forward to your positive response.

Sincerely,
Md Shakhawat Hossain
[email protected]

📗 Real-Life Template: Informal Email

Subject: Congrats on Your New Job!

Hey Nasrin,

Just heard the good news—congratulations on your new job at the software firm! Super happy for you.

Let’s catch up sometime next week. Coffee?

Take care,
Shakhawat

📚 TalentHut-এ শেখানো হয় Real Email Writing

TalentHut Language Training Centre এবং TESOL Academy-তে আমরা শেখাই কীভাবে আপনি প্রফেশনাল এবং পারসোনাল ইমেইল লিখবেন সঠিকভাবে।
আমাদের TESOL, IELTS, Business English কোর্সে আপনি পাবেন:

  • Live Email Writing Practice

  • Grammar & Structure Correction

  • Business & Academic Email Templates

  • Personalized Feedback

🔧 Email Writing Improve করার জন্য টুলস:

  1. Grammarly – Spelling & Grammar Check

  2. Hemingway Editor – Readability Checker

  3. ChatGPT – Drafting Ideas & Templates

  4. Canva – Signature Design, Email Banner

🔑 গুরুত্বপূর্ণ টিপস

✅ Formal Email Tips

  • একাধিক বিষয় না লিখে একটি বিষয়ে ফোকাস করুন

  • ছোট প্যারাগ্রাফে লিখুন

  • CC ও BCC বুঝে ব্যবহার করুন

  • Spelling ও Tone double-check করুন

✅ Informal Email Tips

  • টোন হালকা রাখুন

  • বড় Paragraph না লিখে flow বজায় রাখুন

  • প্রয়োজনে ইমোজি ব্যবহার করতে পারেন, তবে সীমিতভাবে

✅ উপসংহার

Formal vs Informal Email: কোনটা কিভাবে লিখবেন—এটা জানা এখন সময়ের দাবি।
কারণ, একটি ভুল টোন বা গঠন আপনার পেশাদার ইমেজ নষ্ট করে দিতে পারে, আবার একটি সঠিক ইমেইল হতে পারে আপনার ক্যারিয়ারের Game Changer!

আপনি যদি প্রফেশনালি ইমেইল লিখতে শিখতে চান, আজই যোগ দিন TalentHut-এর Email Writing Workshop-এ।
শুধু ইংরেজি নয়, শিখুন কীভাবে আপনি বিশ্বমানের যোগাযোগ করতে পারেন।

লিখেছেন:
Md Shakhawat Hossain
Founder & CEO
TalentHut Language Training Centre & TalentHut TESOL Academy
📧 [email protected]
🌐 www.talenthut.com.bd

📲 Follow me for more updates:

Md Shakhawat Hossain
Founder & CEO

Mail me: [email protected]

To know more about my course: https://shakhawathossain.com/business-english/

Follow me on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/mdshakhawathossain/

TalentHut Language Training Centre | TalentHut TESOL Academy

 

আমাদের কাছে Buisness English কোর্সটি করতে চাইলে, এই লিংকে ক্লিক করুনঃ https://talenthutbd.com/business-english/

 

#EmailWriting #FormalVsInformalEmail #BusinessCommunication #TalentHut #MdShakhawatHossain #EmailEtiquette #TESOLBangladesh #ProfessionalEnglish #LinkedInLearning #IELTSWriting #TESOLTraining #EnglishForWork #GrammarTips #BanglaWritingTips