Corporate Email Writing এ যে Common ভুলগুলো এড়িয়ে চলা উচিত।
✉️ Corporate Email Writing: পেশাদার যোগাযোগে সচেতনতার প্রয়োজনীয়তা।
আমরা প্রতিদিন অসংখ্য ইমেইল লিখি—সহকর্মী, ম্যানেজার, ক্লায়েন্ট, অথবা ব্যবসায়িক পার্টনারদের উদ্দেশ্যে। কিন্তু প্রশ্ন হলো: এগুলোর কয়টি পেশাদারভাবে লেখা হচ্ছে?
আমার অভিজ্ঞতা বলছে, Corporate Email Writing-এ আমরা অনেকেই বারবার কিছু সাধারণ ভুল করি—যা আমাদের Professional Image কে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে।
এই আর্টিকেলে আমি আলোচনা করবো সেই common mistakes গুলো এবং কিভাবে আপনি সেগুলো এড়িয়ে একজন সফল কর্পোরেট কমিউনিকেটর হয়ে উঠতে পারেন।
🔍 ভুল #১: Subject Line না দেওয়া বা অস্পষ্ট Subject লেখা
সঠিক:
✅ Subject: Meeting Reschedule Request – July 24, 2025
ভুল:
❌ Subject: Hi
❌ Subject: Urgent!!!
➡️ মনে রাখবেন, Subject line ইমেইলের প্রধান দিকনির্দেশক। এটি না থাকলে বা অস্পষ্ট হলে রিসিপিয়েন্ট গুরুত্ব দিতে চায় না।
🔍 ভুল #২: Informal Language বা Too Friendly Tone
আপনার ইমেইল যতই ফ্রেন্ডলি হোক না কেন, কর্পোরেট কমিউনিকেশনে Professional Tone বজায় রাখা অত্যন্ত জরুরি।
ভুল:
❌ Hey bro, need your feedback ASAP!
সঠিক:
✅ Dear Mr. Rahman, I would appreciate your feedback on the attached file at your earliest convenience.
➡️ টোন হালকা রাখতে পারেন, তবে সেটি যেন Professional হয়।
🔍 ভুল #৩: Grammar এবং Spelling Error
একটি কমা, একটিমাত্র বানান ভুল, অথবা ভুল tense – আপনার ইমেইলের গুরুত্ব কমিয়ে দিতে পারে।
📌 সমাধান: Grammarly, Hemingway App বা Microsoft Editor ব্যবহার করুন। অথবা TalentHut-এর “Email Writing for Professionals” কোর্সে অংশ নিন।
👉 Join TalentHut’s Corporate Email Writing Workshop (example link)
🔍 ভুল #৪: Unstructured Body Content
ইমেইলের ভিতরের বিষয়বস্তু যদি অগোছালো হয়, তাহলে প্রাপক পুরোটা না পড়ে Delete করে দিতে পারেন।
Effective Structure:
-
Greeting (Dear Mr./Ms.)
-
Purpose of the email (1-2 লাইন)
-
Details or explanation (point বা paragraph)
-
Call to action (Next step, deadline)
-
Closing line (Regards, Thanks)
🔍 ভুল #৫: Too Long or Too Short Emails
একটি ইমেইল যদি অনেক বড় হয়, সেটি ক্লান্তিকর হয়। আবার খুব ছোট হলে মনে হতে পারে আপনি ইনফর্মেশন দিতে আগ্রহী না।
🎯 Solution:
Keep it concise, clear & complete. Use bullet points if necessary.
🔍 ভুল #৬: No Call to Action (CTA)
ইমেইলের শেষে যদি না বলেন প্রাপক কী করবেন, তাহলে তিনি সিদ্ধান্তহীন হয়ে পড়বেন।
সঠিক উদাহরণ:
✅ Please review the attached proposal and share your feedback by Thursday, July 25.
🔍 ভুল #৭: Forward/Reply-All এর অপব্যবহার
সবার inbox-এ অপ্রয়োজনীয় মেইল পাঠানো professional etiquette-এর পরিপন্থী।
➡️ Tip: Reply only to concerned persons. Avoid “Reply All” unless absolutely necessary.
🔍 ভুল #৮: Signature না থাকা বা অগোছালো Signature
A proper signature adds credibility. তাতে আপনার নাম, পদবি, ফোন, ওয়েবসাইট বা LinkedIn লিংক থাকা উচিত।
🔍 ভুল #৯: অপ্রয়োজনীয় Attachments
সবসময় attachment পাঠানোর আগে দেখুন তা সত্যিই দরকারি কিনা। এবং attachment থাকলে ইমেইলের body-তে উল্লেখ করুন।
✅ Please find the project timeline attached for your reference.
🔍 ভুল #১০: Proofreading না করা
Send করার আগে অন্তত একবার পড়ে দেখুন। ভুল বানান, অসম্পূর্ণ বাক্য, ভুল রিসিপিয়েন্ট—সবই এড়ানো সম্ভব।
➡️ Pro Tip: আপনি ইমেইল লেখার পর নিজেকে ২ মিনিট দিন এবং তারপর রিভিউ করুন।
🏆 TalentHut TESOL Academy: Where Professionals Learn to Write Right
TalentHut Language Training Centre এবং TalentHut TESOL Academy-এ আমরা বিভিন্ন পেশাজীবীদের জন্য Exclusive Business Communication এবং Email Writing কোর্স পরিচালনা করি।
যারা বাংলাদেশে অথবা বিদেশে কর্পোরেট জগতে কাজ করছেন—তাদের জন্য tailored Training Module তৈরি করা হয়েছে।
📚 Want to master Email Writing?
👉 Explore Corporate Writing Programs
✅ উপসংহার
ইমেইল লিখতে শিখে ফেললেই হয় না, বরং পেশাগতভাবে সঠিকভাবে লিখতে পারাটাই আসল দক্ষতা। উপরের এই common ভুলগুলো এড়িয়ে চলতে পারলেই আপনি একজন পরিপূর্ণ কর্পোরেট প্রফেশনাল হয়ে উঠতে পারবেন।
যদি আপনি ইমেইল লিখতে Confident না হন, তাহলে আমি বলবো, সময় নষ্ট না করে একজন দক্ষ Trainer-এর গাইডলাইন নিন—TalentHut Language Institute সবসময় আপনার পাশে।
Follow me for more updates:
Md Shakhawat Hossain
Founder & CEO
Mail me: [email protected]
To know more about my course: https://shakhawathossain.com/business-english/
Follow me on LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/mdshakhawathossain/
TalentHut Language Training Centre | TalentHut TESOL Academy
#EmailWriting #CorporateCommunication #TalentHut #ProfessionalWriting #BusinessEnglish #EmailMistakes #TESOLBangladesh #ShakhawatHossain #WritingSkills #SoftSkillsTraining #TalentHutTESOL #CareerTips